دفترچه مشتریهایتان گم شده؟ راهی ساده برای مرتبکردن اطلاعات مشتریها
منتشر شده در
دفترچه مشتریهایتان گم شده؟ راهی ساده برای مرتبکردن اطلاعات مشتری
شمارهی یک مشتری در دفترچه است، شمارهی دیگری در پیامهای اینستاگرام و یک شماره هم روی کاغذی کنار صندوق نوشته شده. تا وقتی همه چیز آرام است، این وضعیت مشکلی به نظر نمیرسد. اما همان روزی که یک مشتری قدیمی تماس میگیرد و سفارش همیشگیاش را میخواهد، این پراکندگی خودش را نشان میدهد.
شما باید بگردید. دفترچه را ورق بزنید، در پیامهای اینستاگرام بالا و پایین بروید، از حافظهتان کمک بگیرید. گاهی سابقهاش پیدا میشود، گاهی نه. مرتبکردن اطلاعات مشتری دقیقاً از همینجا اهمیت پیدا میکند؛ چون هر بار که سابقهی یک مشتری گم میشود، یک فرصت هم با آن گم میشود.
وقتی اطلاعات مشتری در دفترچه و کاغذ پراکنده است
این وضعیت برای بسیاری از کسبوکارهای کوچک آشناست. آرایشگاهی که سابقهی رنگ مو یا کوتاهی هر مشتری را باید به خاطر بیاورد، مطبی که نوبتهای قبلی را یادداشت میکند، فروشگاهی که سفارشهای تکراری میگیرد؛ همه به یک شکل با این مسئله روبهرو میشوند.
فرض کنید مشتری یک آرایشگاه زنگ میزند و میگوید «همان رنگ دفعهی قبل را میخواهم». اگر آن سابقه در یک دفترچهی قدیمی یا در میان صدها پیام اینستاگرام گم شده باشد، یا باید از مشتری بپرسید و او را در انتظار بگذارید، یا حدس بزنید. هر دو حالت، حس خوبی به مشتری نمیدهد.
وقتی مشتری قدیمی سراغتان میآید، پیداکردن سابقهاش زمان میبرد یا اصلاً پیدا نمیشود. نتیجهاش این است که پیشنهاد تازهای که میتوانستید به او بدهید، هیچوقت داده نمیشود. مشتری هم حس میکند شناخته نشده، حتی اگر بار اول با رضایت از پیش شما رفته باشد.
چرا مرتبکردن اطلاعات مشتری با دفترچه یا اکسل حل نمیشود
دفترچه و فایل اکسل ابزارهای اشتباهی نیستند. برای شروع کار، همینها کافی بودند. مسئله این است که کسبوکار شما از آنها جلو رفته و همان روش سادهی اولیه، حالا شروع به ایجاد مشکل کرده است.
چند دلیل ساده برای اینکه دفترچه یا اکسل دیگر جواب نمیدهد:
- نوشتن دستی اطلاعات وقت میگیرد و در روزهای شلوغ اغلب عقب میافتد.
- جستوجو در دفترچه یا فایل اکسل کند است؛ کسی وقت ندارد هر بار دنبال یک شماره بگردد.
- اطلاعات از منابع مختلف میآید — اینستاگرام، واتساپ، تلفن، کاغذ کنار صندوق — و هیچوقت یکجا جمع نمیشود.
نتیجه این میشود که مدیریت اطلاعات مشتری برای کسبوکار کوچک بهجای اینکه کمککننده باشد، خودش یک کار اضافه میشود.
یک دستیار هوشمند چطور این کار را خودکار میکند
راهحل، ساختن یک نرمافزار مدیریت مشتری ساده نیست که باید یاد بگیرید با آن کار کنید. راهحل این است که یک دستیار هوشمند مدیریت مشتری، این کار را برای شما و در پسزمینه انجام دهد.
این دستیار پیامها و مکالمهها را میخواند و خودش اطلاعات مشتری را در یک فهرست مرتب میچیند. برای مثال، وقتی پیامهای اینستاگرام میآید، دستیار جواب مناسب را آماده میکند و در همان لحظه شمارهی مشتری را در فهرستی منظم ثبت میکند. شما لازم نیست چیزی تایپ کنید یا جایی را باز کنید؛ ثبت شماره مشتریها بهطور خودکار انجام میشود.
برای همان مثال آرایشگاه، این یعنی دفعهی بعد که همان مشتری تماس میگیرد، سابقهی رنگ مو یا کوتاهیاش با یک نگاه پیدا میشود. نه ورقزدن دفترچه لازم است، نه بهخاطرآوردن از حافظه.
چه چیزی عوض میشود وقتی اطلاعات مرتب باشد
وقتی اطلاعات مشتریها در یک جای مرتب و قابلجستوجو قرار بگیرد، اولین چیزی که تغییر میکند سرعت است. پیداکردن سابقهی یک مشتری چند ثانیه طول میکشد، نه چند دقیقه.
این مرتببودن راه دیگری هم باز میکند: میتوانید مشتریهای قدیمی را دوباره به یاد بیاورید و برایشان سفارش یا پیشنهاد تازه بفرستید. کاری که تا امروز شاید فرصتش را نداشتید، حالا در دسترس است.
از نگاه مشتری هم چیزی عوض میشود. کسبوکار شما حرفهایتر به نظر میرسد، بدون اینکه شما کار اضافهای انجام داده باشید. همین حس شناختهشدن میتواند مشتری را به بازگشت ترغیب کند.
از کجا شروع کنیم
قدم اول ساده است: یک فهرست کوتاه از اینکه اطلاعات مشتریهای شما الان کجاها پخش است بنویسید. دفترچه، کاغذهای کنار صندوق، پیامهای اینستاگرام، چتهای واتساپ — هرچه هست را یادداشت کنید. همین فهرست، نقطهی شروع خوبی برای مرتبکردن اطلاعات مشتری است.
راهاندازی این سیستم نیازی به نرمافزار جدید ندارد. همان ابزارهایی که همین حالا استفاده میکنید — واتساپ، تلگرام، اینستاگرام — پایهی کار قرار میگیرند. شما لازم نیست چیز تازهای یاد بگیرید.
نکتهی مهم دیگر این است که کنترل اطلاعات همیشه دست خود شما میماند. دستیار فقط به همان بخشی از اطلاعات دسترسی میگیرد که برای کارش لازم است و هر وقت بخواهید، میتوانید این دسترسی را قطع کنید. اطلاعات شما با کسی به اشتراک گذاشته نمیشود.
اگر دوست دارید ببینید اطلاعات مشتریهایتان چطور میتواند مرتب و قابلجستوجو شود، یک جلسهی آشنایی رایگان با Ai.lar رزرو کنید.
سؤالهای پرتکرار همین یادداشت
- چرا دفترچه یا اکسل برای مدیریت اطلاعات مشتری دیگر کافی نیست؟
- نوشتن دستی وقت میگیرد و در روزهای شلوغ عقب میافتد. جستوجو در دفترچه یا اکسل هم کند است و اطلاعات از منابع مختلف مثل اینستاگرام و واتساپ هیچوقت یکجا جمع نمیشود.
- دستیار هوشمند چطور اطلاعات مشتری را مرتب میکند؟
- دستیار پیامها و مکالمهها را میخواند، جواب مناسب آماده میکند و در همان لحظه شماره و سابقهی مشتری را در یک فهرست منظم ثبت میکند. شما لازم نیست چیزی تایپ کنید یا جایی را باز کنید.
- آیا برای این کار باید نرمافزار جدیدی یاد بگیرم؟
- نه. همان ابزارهایی که همین حالا استفاده میکنید، مثل واتساپ، تلگرام و اینستاگرام، پایهی کار قرار میگیرند و چیز تازهای لازم نیست یاد بگیرید.
- مرتببودن اطلاعات مشتری چه فایدهای برای کسبوکار دارد؟
- پیداکردن سابقهی مشتری چند ثانیه طول میکشد نه چند دقیقه، و میتوانید مشتریهای قدیمی را دوباره به یاد بیاورید و برایشان پیشنهاد تازه بفرستید. کسبوکار شما هم حرفهایتر به نظر میرسد.
- آیا کنترل اطلاعات مشتری از دست من خارج میشود؟
- نه. دستیار فقط به همان بخشی از اطلاعات دسترسی دارد که برای کارش لازم است و هر وقت بخواهید میتوانید این دسترسی را قطع کنید. اطلاعات شما با کسی به اشتراک گذاشته نمیشود.